ทรัพยากรมนุษย์

เนื้อหาไฟล์บุคลากรของพนักงาน

นี่คือรายการที่อยู่ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน

Pretty HR Manager กำลังสัมภาษณ์

••• มีเดียรูปภาพ / Getty Images



สารบัญขยายสารบัญ

ดิ แฟ้มข้อมูลพนักงาน เป็นไฟล์พนักงานหลักที่มีประวัติความสัมพันธ์ในการจ้างงานจากการสมัครงานผ่านการสัมภาษณ์และการจ้างงาน เอกสารการเลิกจ้าง .

การเข้าถึงไฟล์บุคลากรของพนักงาน

เฉพาะเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและหัวหน้างานหรือผู้จัดการโดยตรงของพนักงานเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลในไฟล์บุคลากรของพนักงาน และจะไม่ออกจากสำนักงานทรัพยากรบุคคล

ในบางบริษัท การเข้าถึงไฟล์นั้นจำกัดให้เฉพาะเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น ในองค์กรเหล่านี้ หัวหน้างานหรือผู้จัดการจะเก็บไฟล์การจัดการของตนเองซึ่งรวมถึงเอกสารที่อาจจำเป็นต้องเข้าถึง เช่น สำเนาของการประเมินประสิทธิภาพก่อนหน้า

ข้อกำหนดแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ ไม่ต้องพูดถึงในระดับสากลว่าใครบ้างที่สามารถเข้าถึงไฟล์บุคลากรของพนักงานได้ ในบางรัฐ พนักงานมีสิทธิ์เข้าถึงและแม้กระทั่งรับสำเนาข้อมูลในแฟ้มข้อมูลบุคลากร ในบางพื้นที่ การเข้าถึงจะแคบกว่า ข้อกำหนดยังแตกต่างกันไปตามสิ่งที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้ รู้กฎในเขตอำนาจศาลที่คุณจ้างคนให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายของคุณ

โดยทั่วไป คุณจะไม่ต้องการเก็บเอกสารในแฟ้มข้อมูลพนักงานที่พนักงานไม่มีสิทธิ์เข้าถึงตามสมควร คุณอาจพิจารณาเก็บเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบภูมิหลัง การอ้างอิง รายการตรวจสอบการสัมภาษณ์ และการให้คะแนนในไฟล์แยกต่างหากที่สร้างขึ้นเพื่อจัดเก็บเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการรับสมัครงานและการว่าจ้างงานนั้นๆ

ดิ แฟ้มข้อมูลพนักงาน โดยทั่วไปจะถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารที่ล็อคและกันไฟในตำแหน่งที่ล็อคซึ่งเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงได้ การรักษาความลับของข้อมูลพนักงานในแฟ้มบุคลากรมีความสำคัญยิ่ง

จากไฟล์พนักงานทั้งหมดที่บริษัทเก็บไว้ ไฟล์บุคลากรของพนักงานสามารถเข้าถึงได้บ่อยที่สุดในแต่ละวันสำหรับข้อมูลโดยนายจ้าง หัวหน้างาน หรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับเนื้อหาไฟล์บุคลากรของพนักงาน

ไฟล์บุคลากรมักจะมีเอกสารที่พนักงานได้ตรวจสอบแล้ว ดังนั้นเขาหรือเธอจึงคุ้นเคยกับเนื้อหาของพวกเขา ซึ่งรวมถึงเอกสารต่างๆ เช่น การสมัครงาน การประเมินประสิทธิภาพ จดหมายรับรอง บันทึกการฝึกอบรม และแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับการโอนและการเลื่อนตำแหน่ง

หลักการและคำถามพื้นฐานที่ต้องพิจารณาเมื่อยื่นเอกสารใด ๆ ในแฟ้มข้อมูลพนักงานคือสิ่งเหล่านี้

  • นายจ้างจะต้องใช้เอกสารเฉพาะเพื่อยืนยันการตัดสินใจหรือไม่หากนายจ้างถูกฟ้อง? นายจ้างต้องการเอกสารต่อศาลหรือไม่?
  • พนักงานทราบและเข้าใจหรือไม่ว่าเอกสารดังกล่าวจะถูกจัดเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากรของตน? โดยส่วนใหญ่นายจ้างควรให้ลูกจ้างลงนามในเอกสารไม่ใช่เพื่อแสดงว่าตกลงกับเนื้อหาของเอกสาร แต่ให้ ยอมรับว่าตนทราบ และได้อ่านเอกสารแล้ว
  • ไม่ควรใส่ความประหลาดใจ ความคิดเห็น หรือบันทึกส่วนตัวเกี่ยวกับพนักงานในแฟ้มข้อมูลบุคลากรของพนักงาน ข้อเท็จจริงไม่มีความคิดเก็งกำไรอยู่ในแฟ้มบุคลากรของพนักงาน

เนื้อหาของไฟล์บุคลากรพนักงาน

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารที่นายจ้างควรเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากรของพนักงาน

ประวัติความเป็นมาการจ้างงาน

  • ใบสมัครงาน
  • ประวัติย่อ
  • จดหมายสมัครงาน
  • การตรวจสอบการศึกษา
  • การตรวจสอบการจ้างงาน
  • จดหมายปฏิเสธ
  • รายละเอียดตำแหน่งงาน
  • บันทึกการวิเคราะห์งาน
  • จดหมายเสนองาน หรือสัญญาจ้าง
  • ข้อตกลงตัวแทนจัดหางานหรือตัวแทนชั่วคราว หากใช้
  • ข้อมูลการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน
  • แบบตอบรับสมุดคู่มือพนักงานลงนามแสดงการรับหนังสือคู่มือพนักงาน
  • รายการตรวจสอบจากการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ซึ่งแสดงหัวข้อที่ครอบคลุมและโดยใคร
  • ข้อตกลงและเอกสารการย้ายถิ่นฐานใด ๆ
  • สัญญา ข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร การรับ หรือการรับรู้ใดๆ ระหว่างลูกจ้างกับนายจ้าง (เช่น a ข้อตกลงไม่แข่งขัน , การจ้างงาน สัญญา หรือข้อตกลงเกี่ยวกับรถที่บริษัทจัดหาให้)
  • แบบฟอร์มการจ้างงานตลอดชีพ รวมทั้งคำขอ โอนย้าย , การส่งเสริม , การสมัครงานภายใน และอื่นๆ
  • เอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน

การพัฒนาผลการปฏิบัติงานของพนักงาน แผนพัฒนา และการปรับปรุง

  • สำเนาการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ใช้หรือแผนพัฒนาพนักงาน
  • การประเมินตนเองของพนักงาน
  • บันทึกจากการให้คำปรึกษาอย่างเป็นทางการใด ๆ
  • หมายเหตุเกี่ยวกับการเข้าร่วมหรือมาสาย
  • เอกสารแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพ
  • รายงานการดำเนินการทางวินัย
  • การรับรองพนักงานที่นำเสนอ เช่น ใบรับรอง จดหมายรับรอง และอื่นๆ
  • คำแนะนำและคำแนะนำอย่างเป็นทางการของพนักงาน การตอบสนองขององค์กร
  • บันทึกการฝึกอบรม
  • การร้องขอการฝึกอบรม
  • การประเมินความสามารถ
  • คลาสฝึกอบรมหรือการแจ้งเตือนเซสชั่นหรือกำหนดการ
  • ต้องมีการประเมินความต้องการลงนาม
  • รายงานค่าใช้จ่ายการฝึกอบรม
  • ข้อร้องเรียนจากลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานที่ได้ปรึกษากับพนักงานแล้ว

บันทึกการเลิกจ้าง

  • จดหมายลาออกของพนักงาน
  • ออกจากเอกสารสัมภาษณ์
  • งูเห่า การแจ้งเตือน
  • รายการตรวจสอบการสิ้นสุดการจ้างงาน
  • การบัญชีขั้นสุดท้ายสำหรับทุกแง่มุมของการจ้างงานของพนักงาน เช่น เงินเดือนสุดท้าย ค่าลาพักร้อน การคืนทรัพย์สินของบริษัท และอื่นๆ

บรรทัดล่าง

คุณจะต้องใส่เฉพาะเอกสารที่พนักงานคุ้นเคยในแฟ้มพนักงานเท่านั้น หากการเห็นเนื้อหาของไฟล์ทำให้พนักงานแปลกใจ แสดงว่าคุณยังไม่ได้จัดการเนื้อหาของไฟล์อย่างมีประสิทธิภาพ

ที่มาของบทความ

  1. สมาคมการจัดการทรัพยากรบุคคล ' นายจ้างต้องแสดงไฟล์บุคลากรให้พนักงานดูไหม? ' เข้าถึงเมื่อ 4 ตุลาคม 2020.