หางาน

ผู้ช่วยธุรการ ตัวอย่างประวัติย่อและคำแนะนำในการเขียน

สารบัญขยายสารบัญ ภาพระยะใกล้ของผู้หญิง

ภาพ nortonrsx / Getty



ผู้จัดการสำนักงานหรือผู้ช่วยฝ่ายธุรการประจำสำนักงานที่มีประสิทธิภาพจะคอยดูแลทุกอย่างในสำนักงานให้เป็นระเบียบ ตั้งแต่กำหนดการจนถึงอุปกรณ์สิ้นเปลือง และอื่นๆ อีกมากมาย บ่อยครั้งที่ผู้คนในบทบาทนี้เป็นผู้แก้ไข: หากพวกเขาไม่รู้คำตอบสำหรับคำถาม พวกเขารู้ว่าใครสามารถช่วยได้ พวกเขายังมีทักษะในการแก้ปัญหา ผู้จัดการสำนักงานอาจดูแลพนักงานด้วย

ในประวัติย่อที่กำหนดเป้าหมายสำหรับตำแหน่งผู้ช่วยฝ่ายธุรการ คุณจะต้องเน้นการจัดการ ธุรการ องค์กร , และ ความสามารถในการสื่อสาร .

ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมอื่นๆ ความสามารถพิเศษ อาจมีความสำคัญที่จะกล่าวถึงเช่นกัน นี่คือรายการของ สุดยอดทักษะสำหรับผู้บริหารสำนักงาน .

สิ่งที่ต้องรวมไว้ในเรซูเม่ผู้ช่วยธุรการ

มีมากมาย ประเภทของเรซูเม่ , และวิธีการ จัดรูปแบบเอกสาร . พิจารณาว่าตัวเลือกใดที่เหมาะสมกับคุณมากที่สุด โดยทั่วไปแล้ว a เรซูเม่ตามลำดับเวลา มักจะเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด—ถ้าคุณไม่มีประสบการณ์มากนัก หรือห่างเหินจากโลกแห่งการทำงานมาระยะหนึ่ง ประวัติการทำงาน อาจจะดีกว่า

คุณจะต้องใช้เรซูเม่ของคุณเพื่อขายตัวเองในฐานะผู้สมัคร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกส่วนกำลังทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมาย ซึ่งช่วยแสดงให้เห็นว่าคุณมีทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติหน้าที่ได้ดีเพียงใด

เคล็ดลับในการเขียนเรซูเม่ของคุณ

ล้นหลาม? สิ่งที่ควรทราบเมื่อคุณรวบรวมประวัติย่อของคุณ:

  • พิจารณาทักษะของคุณ: คุณสามารถเขียนรายการเพื่อเริ่มต้น นอกจากนี้ ให้ดูประกาศรับสมัครงานเพื่อทำความเข้าใจว่ามีความต้องการอะไรบ้าง
  • จำนวนความสำเร็จของคุณ: ตั้งเป้าที่จะไปให้ไกลกว่าการอธิบายงานประจำวันของคุณในบทบาทต่างๆ ให้ใส่กรอบรายละเอียดงานในประวัติย่อของคุณเป็น สิ่งที่คุณทำได้สำเร็จ (เช่น ยกเครื่องระบบการออกใบแจ้งหนี้ เปิดใช้จดหมายข่าวการสื่อสารภายในเรียบร้อยแล้ว เป็นต้น) เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้ใช้ตัวเลขและเปอร์เซ็นต์เพื่อประเมินประสบการณ์เหล่านี้

โดยใช้ คำพูดการกระทำ ในคำอธิบายของคุณจะช่วยทำให้น่าสนใจยิ่งขึ้น

  • ตรวจทานอย่างระมัดระวัง: เมื่อคุณกรอกประวัติย่อของคุณเสร็จแล้ว ตรวจทานอย่างระมัดระวัง . คุณจะต้องแน่ใจว่าไม่มีการพิมพ์ผิดหรือข้อผิดพลาด และการจัดรูปแบบทั้งหมดนั้นสอดคล้องกัน การให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวเขียนรีวิวเพื่อตรวจตาคู่ที่สองอาจเป็นประโยชน์

ทบทวนตัวอย่างเรซูเม่

นี่คือตัวอย่างประวัติย่อสำหรับผู้จัดการสำนักงานหรือผู้ช่วยฝ่ายธุรการ อย่าคัดลอกประวัติย่ออย่างแม่นยำ ให้ใช้มันเป็นแรงบันดาลใจในการเขียนและจัดรูปแบบเวอร์ชันของคุณเองแทน

การเขียนเรซูเม่—โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเริ่มต้นจากศูนย์—อาจเป็นเรื่องท้าทาย การทบทวนเรซูเม่ตัวอย่างนี้จะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการจัดระเบียบข้อมูลและแสดงให้เห็นว่าจะแบ่งปันรายละเอียดประเภทใดบ้าง

หลังจากอ่านตัวอย่างเรซูเม่แล้ว คุณจะพบรายการคีย์เวิร์ดของผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ ซึ่งคุณสามารถใช้ในส่วนทักษะและส่วนอื่นๆ ในเรซูเม่ของคุณ นี่คือเคล็ดลับเกี่ยวกับ วิธีใส่คีย์เวิร์ดเหล่านี้ .

ผู้ช่วยธุรการ / ผู้จัดการสำนักงาน ตัวอย่างประวัติย่อ

ผู้สมัครจอห์น
123 ถนนสายหลัก
ออลบานี NY 12345
(111) (111 -1111)
John.Applicant@email.com

ประสบการณ์

ผู้จัดการสำนักงาน
สมาคมจิตรกรรมแห่งชาติ , นิวยอร์ก, NY
มิถุนายน 2563 - ปัจจุบัน
ดูแลห้องสมุดสำนักงาน รวมถึงการจัดทำรายการ การแจกจ่าย และการเก็บบันทึก รักษาสินค้าคงคลังและเครื่องมือการสั่งซื้อสำหรับการใช้งานในสำนักงาน จัดการสมาชิก รวมถึงการเตือนทางอีเมล รายชื่อสมาชิก และบันทึกค่าใช้จ่ายทางการเงิน ช่วยในการวางแผนและดำเนินการกิจกรรมทางสังคมทั้งหมด

  • ร่วมกันพัฒนาหน้าเว็บที่ปรับปรุงและคล่องตัวสำหรับผู้ใช้ใหม่ โดยได้รับการตอบรับเชิงบวกจากผู้ใช้ทั้งหมดแบบสำรวจ
  • การฝึกงานภาคฤดูร้อนที่มีการจัดการ รวมถึงการสัมภาษณ์ การมอบหมายงาน และการจัดกำหนดการ

ผู้ช่วยผู้บริหาร
ศาลากลางซาราโตกาสปริงส์ , ซาราโตกาสปริงส์, NY
กันยายน 2015 – มิถุนายน 2020
ช่วยเหลือลูกค้าหลายร้อยรายทุกวันผ่านอีเมล โทรศัพท์ และแบบตัวต่อตัว รับผิดชอบในการนำลูกค้าไปยังแผนกที่เหมาะสมและตอบคำถามทั่วไปทั้งหมด ดำเนินการจัดเก็บและจัดการข้อมูล รวมถึงการร่างและแก้ไขบันทึกย่อของสำนักงาน ช่วยงานธุรการสำนักงานอื่นๆ ทั้งหมด

  • วิจัยและนำไปสู่การได้มาซึ่งซอฟต์แวร์การจัดการสำนักงานใหม่ ซึ่งทำให้กระบวนการบริหารคล่องตัวขึ้นอย่างมาก

ผู้ช่วยสำนักงาน
นายทะเบียน วิทยาลัยเอบีซี , ซาราโตกาสปริงส์, NY
กันยายน 2014 - พฤษภาคม 2015
ป้อนข้อมูลทั้งหมดลงในฐานข้อมูลของผู้รับจดทะเบียน กำหนดการนัดหมายและช่วยเหลือนักเรียนในการลงทะเบียนและค้นหาข้อมูล

  • ได้รับรางวัลจรรยาบรรณในการทำงานดีเด่นในเดือนเมษายน 2558

การศึกษา

วิทยาลัยเอบีซี, ซาราโตกาสปริงส์ NY
พฤษภาคม 2015
อักษรศาสตรบัณฑิต สาขาภาษาอังกฤษ เกียรตินิยมสาขา
ผู้เยาว์ในการบริหารธุรกิจ

ทักษะ

  • มีประสบการณ์ด้านการรักษางบประมาณสำนักงาน
  • ความสามารถในการทำงานกับระบบปฏิบัติการหลายระบบ รวมทั้ง Windows, Mac OSX และ Linux
  • มีประสบการณ์กับ HTML, CSS และ JavaScript
ขยาย

Administrative Assistant คำสำคัญสำหรับประวัติย่อ

ใช้คีย์เวิร์ดและวลีคีย์เวิร์ดเหล่านี้เมื่อเขียนประวัติย่อและจดหมายสมัครงานเพื่อช่วยให้มั่นใจว่าใบสมัครของคุณจะได้รับความสนใจจากผู้จัดการที่ว่าจ้าง

ทักษะการจัดการ

วางตำแหน่งตัวเองให้รับผิดชอบในการกำกับดูแลโดยกล่าวถึงทักษะความเป็นผู้นำสองสามอย่างต่อไปนี้ในประวัติย่อและจดหมายสมัครงานของคุณ:

  • การควบคุมค่าใช้จ่าย
  • ประสิทธิภาพ
  • ยกระดับคุณภาพ
  • จัดลำดับความสำคัญของงาน
  • การแก้ปัญหา
  • การมอบหมายงาน
  • ควบคุมคุณภาพ
  • ประหยัดเงิน
  • ริเริ่ม

ทักษะการบริหาร

นี่คือสิ่งที่พบบ่อยที่สุด ทักษะการบริหาร ที่นายจ้างแสวงหาในผู้สมัครงาน:

  • ความแม่นยำ
  • การปรับตัว
  • ใส่ใจในรายละเอียด
  • การสร้างสไลด์การนำเสนอที่น่าสนใจ
  • การสร้างมาโครที่ซับซ้อน
  • ความน่าเชื่อถือ
  • ออกแบบกราฟิก
  • การระบุซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมที่สุด
  • การรักษาความลับ
  • การจัดการฐานข้อมูล
  • Microsoft Access
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint
  • ไมโครซอฟต์เวิร์ด
  • ผลิตงานปริมาณมาก
  • เอกสารพิสูจน์อักษร
  • ออกแบบเว็บไซต์

ทักษะองค์กร

ความสามารถในการจัดระเบียบไฟล์ ข้อมูล กำหนดการ กระบวนการ และโครงการคือจุดเด่นของผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือผู้จัดการสำนักงานที่มีความสามารถ ลองระบุทักษะเหล่านี้บางส่วนในการสมัครงานของคุณ พร้อมด้วยตัวอย่าง:

  • รายงานการทำงานตรงเวลาเสมอ
  • คาดการณ์ความต้องการของหัวหน้างาน
  • ตรงตามกำหนดเวลาอย่างต่อเนื่อง
  • มีระเบียบสูง
  • การจัดลำดับความสำคัญการแข่งขัน
  • เรียนรู้เทคโนโลยีใหม่อย่างรวดเร็ว
  • จัดงานอีเว้นท์
  • จัดประชุม
  • การให้บริการผู้บังคับบัญชาหลายคน
  • กระบวนการเพรียวลม
  • การจัดการเวลา

ความสามารถในการสื่อสาร

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการต้องสามารถสื่อสารทั้งการพูดและการเขียน ข้ามระดับองค์กรและกับลูกค้า ทักษะด้านภาษาและการสื่อสารระหว่างบุคคลที่ต้องการ ได้แก่:

  • สงบเงียบลูกค้าไม่พอใจ
  • การเขียนจดหมายโต้ตอบที่มีประสิทธิภาพ
  • บริการลูกค้า
  • เก่งภาษาอังกฤษขั้นเทพ
  • อธิบายให้ชัดเจน
  • ทักทายแขกอย่างอบอุ่น
  • มารยาทในการใช้โทรศัพท์
  • การแก้ไขข้อร้องเรียน
  • คัดกรองการโทรและผู้เข้าชม
  • การสื่อสารด้วยวาจา

ซอฟท์สกิล

ซอฟท์สกิล เป็นความสามารถส่วนบุคคลและระหว่างบุคคลที่ช่วยให้ผู้คนสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี ไม่เหมือนกับทักษะยากที่กล่าวไว้ข้างต้น โดยปกติแล้ว พวกมันจะมีมาแต่กำเนิดมากกว่าที่ได้มา ถึงแม้ว่าคุณจะสามารถเสริมทักษะอ่อนๆ ของตัวเองได้อย่างแน่นอนด้วยการฝึกฝน

ทักษะที่อ่อนนุ่มที่สำคัญสำหรับผู้ช่วยฝ่ายธุรการและผู้จัดการสำนักงาน ได้แก่ ความเชื่อถือได้ ความเป็นมิตร ความยืดหยุ่น ความพิถีพิถัน ความแม่นยำ การแต่งกายและท่าทางแบบมืออาชีพ การปฐมนิเทศทีมที่แข็งแกร่ง ความสามารถในการเจริญเติบโตภายใต้ความกดดัน ความคล่องแคล่ว ความสะดวกสบายในการทำงานอย่างอิสระ และทัศนคติเชิงบวก