นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับเนื้อหาของไฟล์บุคลากร

••• Cultura RM/Julian Love/Collection Mix: Subjects/Getty Images
สารบัญขยายสารบัญ- ประเภทของไฟล์บุคลากร
- พนักงานเข้าถึงไฟล์บุคลากร
- ตัวอย่างนโยบายไฟล์บุคลากร
- ตัวอย่างนโยบายเกี่ยวกับไฟล์บุคลากร
ไฟล์บุคลากรเป็นที่บันทึกไว้ของนายจ้าง เอกสารประวัติและสถานะ ของทั้งหมด ความสัมพันธ์ในการจ้างงาน กับพนักงานแต่ละคน นายจ้างเก็บเอกสารการจ้างงานนี้ไว้ในแฟ้มข้อมูลบุคลากรด้วยเหตุผลสามประการ
- ในฐานะนายจ้าง คุณต้องการให้ข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นระเบียบเมื่อคุณต้องการเข้าถึงข้อมูลด้วยเหตุผลใดก็ตาม การเปลี่ยนแปลงการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน ที่อยู่ของพนักงาน การติดตาม การประเมินผลการปฏิบัติงาน , จดหมายทางวินัย , การรับรู้ของพนักงาน , และ เอกสารประกอบการสมัครงาน เป็นตัวอย่างข้อมูลประเภทต่างๆ ที่นายจ้างต้องการเข้าถึงอย่างรวดเร็ว
- ดิ นายจ้างต้องเก็บเอกสารเกี่ยวกับปัญหาด้านบุคลากร เช่น การคัดเลือกพนักงาน ผลงาน ประวัติการทำงาน เหตุผลในการชดเชย และ แอปพลิเคชั่นโปรโมชั่นภายใน เพื่อชื่อเพียงไม่กี่ หนึ่ง EEOC การเรียกร้อง, คดีความหรือแม้กระทั่ง ความจำเป็นที่จะพิสูจน์ให้เห็นถึงการขาดการขึ้นเงินเดือน หรือเลื่อนตำแหน่งให้ลูกจ้างกำหนดให้นายจ้างมี รวบรวมและเก็บรักษาเอกสารพนักงานประเภทนี้ .
- รัฐบาลกลางหรือรัฐบาลของรัฐกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บรักษาบันทึกพนักงานบางรายการ การจัดระเบียบข้อมูลพนักงานในแฟ้มข้อมูลบุคลากรนั้นสมเหตุสมผลสำหรับการเข้าถึงและการปฏิบัติตามกฎหมายและความพร้อม
ประเภทของไฟล์บุคลากร
โดยทั่วไป นายจ้างจะเก็บรักษาไฟล์บุคลากรหลายประเภท เพื่อการใช้งานทางธุรกิจ เพื่อการรักษาความลับของพนักงาน เพื่อความเป็นส่วนตัวทางการแพทย์ และเพื่อการปฏิบัติตามกฎหมาย . ไม่มีกฎหมายที่ระบุว่านายจ้างต้องเก็บไฟล์กี่ไฟล์— กฎหมายบางฉบับครอบคลุมถึงการเข้าถึงไฟล์ของพนักงาน และการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับไฟล์บุคลากรอื่น ๆ
อย่างไรก็ตาม มีกฎหมายหลายฉบับ และมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการรักษาความลับของพนักงาน ที่ควบคุมเนื้อหาของแฟ้มข้อมูลบุคลากรและผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลนั้น นี่คือไฟล์บุคลากรที่นายจ้างส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกาเก็บรักษา (กฎหมายและแนวทางปฏิบัติทั่วโลกอาจแตกต่างกัน)
- ไฟล์บุคลากร : นี่คือไฟล์พนักงานหลักที่มีประวัติความสัมพันธ์ในการจ้างงาน
- ไฟล์เงินเดือน : คุณต้องการรักษาไฟล์แยกต่างหากสำหรับปัญหาเรื่องเงินเดือนและสวัสดิการทั้งหมด คุณไม่ต้องการให้เจ้าหน้าที่บัญชีเงินเดือนของคุณเข้าถึงข้อมูลบุคลากร
- ไฟล์ทางการแพทย์ของพนักงาน : พระราชบัญญัติการเคลื่อนย้ายและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพของรัฐบาลกลางปีพ. ศ. 2539 (HIPAA) กำหนดให้นายจ้างต้องปกป้องเวชระเบียนของพนักงานเป็นความลับ นายจ้างจำนวนมากเก็บไฟล์เหล่านี้ไว้ในลิ้นชักเก็บไฟล์ในตู้ที่ล็อกไว้
- แบบฟอร์มพนักงาน I-9 : คุณต้องรักษาไฟล์แยกต่างหากสำหรับพนักงานทุกคน (ไม่ใช่ต่อพนักงาน) แบบฟอร์ม I-9 เนื่องจากคุณไม่ต้องการให้พนักงานของรัฐที่ได้รับอนุญาตให้ตรวจสอบแบบฟอร์มเหล่านี้ภายใต้สถานการณ์ต่างๆ โดยดูจากไฟล์หลักที่เป็นความลับของพนักงาน
พนักงานเข้าถึงไฟล์บุคลากร
พนักงานได้รับอนุญาตให้เข้าถึงไฟล์บุคลากรของพนักงานภายใต้คำแนะนำและการควบคุมดูแลของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล แฟ้มข้อมูลพนักงานถือเป็นทรัพย์สินของนายจ้าง ซึ่งมีหน้าที่ดูแลรักษาและปกป้องรักษาไว้ .
ตัวอย่างนโยบายไฟล์บุคลากร
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างนโยบายไฟล์บุคลากรสำหรับใช้ในบริษัทของคุณ จะกล่าวถึงไฟล์ต่างๆ ที่แนะนำและผู้ที่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงแต่ละไฟล์
ตัวอย่างนโยบายเกี่ยวกับไฟล์บุคลากร
บริษัทเก็บไฟล์พนักงานไว้สามไฟล์สำหรับพนักงานแต่ละคน
ไฟล์บุคลากร
ถึง แฟ้มบุคลากร ได้รับการดูแลสำหรับพนักงานแต่ละคนของ (ชื่อบริษัทของคุณ) ไฟล์บุคลากรเหล่านี้มีเอกสารที่เป็นความลับและได้รับการจัดการและดูแลโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
การเข้าถึงไฟล์นี้จำกัดเฉพาะเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และถือว่าผู้จัดการของพนักงานแต่ละคนเก็บรักษาไฟล์ของตนเองพร้อมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
เอกสารทั่วไปในแฟ้มบุคลากร ได้แก่ ใบสมัครงาน , แบบฟอร์มติดต่อกรณีฉุกเฉินของครอบครัว, เอกสารประวัติการดำเนินการทางวินัย ประวัติย่อ คู่มือพนักงาน และ ตั้งใจ นายจ้างเซ็นเอกสารข้อมูลส่วนตัวปัจจุบัน และการประเมินผลการปฏิบัติงานข้อเขียน .
ไม่ใช่ไฟล์บุคลากรทั้งหมดที่มีเอกสารเหมือนกัน แต่ไฟล์บุคลากรแต่ละไฟล์มีเอกสารบางอย่างที่เหมือนกัน
ไฟล์เงินเดือน
ไฟล์เงินเดือนยังได้รับการดูแล ไฟล์เงินเดือนประกอบด้วยประวัติงานของพนักงาน แผนก การเปลี่ยนแปลงค่าตอบแทน และอื่นๆ การเข้าถึงไฟล์บัญชีเงินเดือนนั้น จำกัด เฉพาะเจ้าหน้าที่บัญชีและฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสม
ไฟล์ทางการแพทย์ของพนักงาน
ไฟล์ทางการแพทย์ของพนักงานจะได้รับการเก็บรักษาไว้ด้วย เนื้อหาของไฟล์ทางการแพทย์ไม่สามารถใช้ได้กับทุกคนยกเว้นเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานที่มีบันทึกอยู่ในไฟล์ ที่ชื่อบริษัทของคุณ) ไฟล์ทางการแพทย์จะได้รับการจัดเก็บที่ปลอดภัยและการรักษาความลับในระดับสูงสุด
กำลังดูไฟล์พนักงาน
พนักงานสามารถดูไฟล์บุคลากรของตนได้โดยติดต่อเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในช่วงเวลาทำการปกติ เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะกำหนดเวลาการนัดหมายระหว่างที่พนักงานสามารถดูเนื้อหาของไฟล์ได้ พนักงานไม่สามารถแก้ไขหรือลบเอกสารใด ๆ ออกจากแฟ้มบุคลากรของตนซึ่งต้องดูต่อหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
คำถามหรือข้อกังวลเกี่ยวกับเนื้อหาไฟล์บุคลากรและการเข้าถึง
หากคุณมีคำถามหรือข้อกังวลเกี่ยวกับเนื้อหาของไฟล์ที่แนะนำหรือความสามารถในการเข้าถึง โปรดติดต่อเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้แม้ว่าจะเชื่อถือได้ แต่จะไม่รับประกันความถูกต้องและถูกกฎหมาย เว็บไซต์นี้ถูกอ่านโดยผู้ชมทั่วโลกและ กฎหมายการจ้างงาน และกฎระเบียบแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรด ขอความช่วยเหลือทางกฎหมาย หรือความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลของรัฐบาลระดับรัฐ รัฐบาลกลาง หรือระดับนานาชาติ เพื่อให้แน่ใจว่าการตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้มีไว้เพื่อเป็นแนวทาง แนวคิด และความช่วยเหลือ